Автоматизации учета программы


Обзор программ автоматизации бухгалтерского учета

Содержание:         

 

      Сегодня от бухгалтера ожидают не только аккуратного ведения учета, правильного расчета заработной платы и налогов, точного отражения проводок по документам, своевременного представления отчетности в налоговую инспекцию и во внебюджетные фонды, но и квалифицированных советов в области управления предприятием при поиске путей сокращения издержек, для более рационального использования имеющихся средств, для увеличения оборота и прибыли. Однако давать их, будучи ежедневно загруженным нелегкой, рутинной работой (особенно когда речь идет о довольно большом предприятии), крайне сложно. Много времени и сил уходит на обработку немалого количества документов, контроль оформления той или иной хозяйственной операции или сделки, на выполнение утомительных арифметических расчетов, проверку данных на смежных участках учета, не говоря уже о поиске причин различных неточностей и нестыковок. Кроме того, бухгалтеру нужно регулярно отслеживать многочисленные изменения инструкций и законов, регламентирующих ведение бухгалтерского учета и налогообложение, и при необходимости оперативно вносить нужные коррективы. Особенно непросто это делать, если тот или иной законодательный акт вступает в силу "задним числом". Непременной составляющей работы бухгалтеров также является подготовка многочисленных справок и отчетов, как для внутреннего использования, так и для представления в различные инстанции. И, наверное, даже самый далекий от бухгалтерии человек, наслышан о том, как тяжело бывает готовить квартальные и годовые балансы. Ясно, что справиться с названным выше объемом задач, причем в строго определенные налоговыми органами сроки (не допустив при этом ни единой ошибки), без использования компьютерных технологий, проблематично. Именно потому все большее число бухгалтеров либо уже используют, либо стремятся приобрести специализированные компьютерные системы.

      На  сегодняшний день существует громадное  количество программ по автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. Все эти программы обладают весьма разным уровнем технического решения и степенью полноты перевода бухгалтерского учета с традиционных форм учета на компьюторную. Рассмотрим возможности наиболее известных и популярных сегодня на рынке программ автоматизации учета.

      Целью работы является обзор программ автоматизации бухгалтерского учета.

      Для достижения данной цели были поставлены и решены задачи, связанные с обзором основных программ автоматизации бухгалтерского учета, а именно: «БЭСТ-ПРО», «Турбо Бухгалтер 6.5», «Инотек Бухгалтер профессиионал», «1С:Предприятие 7.7», «1С:Бухгалтерия», «Инфо-Бухгалтер 10», «Фрегат-Бухгалтерия», «Лагуна».                  

 

      Комплекс "БЭСТ-ПРО" предназначен для автоматизации управления предприятиями в области производства, торговли и сферы услуг. В структурный состав комплекса входят подсистемы ведения договоров, учета денежных средств и расчетов с контрагентами, управления закупками и запасами, оперативного производственного планирования, управления выпуском продукции, сбытом, учета основных средств, автотранспорта, кадров, заработной платы, управленческого анализа, бухгалтерского и налогового учета.

      Основой для ведения бухгалтерского учета  в системе "БЭСТ-ПРО" являются первичные документы, зарегистрированные в подсистемах, отвечающих за учет и управление финансовыми и материальными потоками и персоналом.

      Информационным  ядром контура бухгалтерского учета является подсистема "Главная книга". В ней накапливаются все бухгалтерские проводки и формируется вся необходимая внутренняя и внешняя бухгалтерская отчетность.

      Контировка  первичных документов в системе "БЭСТ-ПРО" осуществляется в два этапа:

      • собственно формирование проводок по документам;

      • отправка в подсистему "Главная книга".

      Проводки  могут формироваться как по отдельному документу, так и в пакетном режиме. Поддерживается отложенная контировка документа. Формирование проводок может производиться либо в ручном режиме, либо с применением механизма типовых операций. Для расчета сумм по произвольным алгоритмам имеется встроенный язык программирования.

      Операции, которые непосредственно не связаны с первичными документами, например, закрытие какого-либо счета, вводятся в подсистеме "Главная книга" при помощи документов специального вида - бухгалтерских справок.

      Система "БЭСТ-ПРО" располагает гибкой настройкой плана счетов. План счетов бухгалтерского учета имеет иерархическую структуру, которая определяется произвольно задаваемым кодом счета. Программа поддерживает работу как с балансовыми, так и с забалансовыми счетами. В системе имеются средства для контроля корреспонденции счетов в бухгалтерских проводках.

      Аналитический учет в подсистеме "Главная книга" организован на специальных аналитических счетах, называемых аналитическими картотеками. Аналитическая картотека представляет собой набор карточек с настраиваемой структурой. Реквизитный состав аналитической карточки определяется пользователем и может включать в себя данные из различных системных или произвольно созданных справочников и картотек. Каждая карточка может иметь до 5 уровней вложенности.

      Программа поддерживает мультивалютный учет бухгалтерских операций. "БЭСТ-ПРО" автоматически контролирует балансовую стоимость средств в иностранной валюте и проводит расчет курсовых разниц. Текущие суммы остатков по мультивалютным счетам отображаются в таблице остатков по каждому виду валют.

      Нередко в связи с изменением действующего законодательства возникает необходимость внесения корректив в уже задействованный бухгалтерский счет: в его разбиении на субсчета, в переносе в другой раздел плана счетов или же понижении порядка (уровня) счета. Для этого в системе имеется режим "Реорганизация счетов".

      В системе существует режим “Главной книги”. Он предназначен для анализа бухгалтерских записей по выбранному синтетическому счету. Данные по счету сгруппированы по учетным периодам. Система вычисляет итоговые обороты за период и рассчитывает сальдо по счету.

      Для анализа оборотов и сальдо по счетам за выбранный период удобнее всего воспользоваться оборотно-сальдовым балансом. Обороты могут отображаться как в целом по счету, так и в разрезе проводок за период.

      По  каждой проводке можно получить подробную  информацию вплоть до указания первичного документа. Обороты и сальдо по счетам, на которых открыт аналитический учет, отображаются в разрезе аналитических карточек.

      В системе "БЭСТ-ПРО" формируются все необходимые внутренние и внешние, как квартальные, так и годовые бухгалтерские отчеты. При необходимости можно настроить и свои собственные формы отчетов.

      Следует отметить, что система "БЭСТ-ПРО" прекрасно адаптируется к любым  изменениям в действующем законодательстве и в полном объеме учитывает российскую экономическую специфику. В ней можно настроить любые, сколь угодно сложные алгоритмы расчета налогов; она превосходно справляется и с учетом бартерных операций, и с взаимозачетами1.

 

      "Турбо  Бухгалтер 6.5" - это интегрированная среда, объединяющая в рамках одного рабочего места самые разнообразные возможности учета.

      Программа "Турбо Бухгалтер 6.5" позволяет автоматизировать банковские и кассовые операции, расчет зарплаты, учет основных средств и нематериальных активов (ОС и НА), учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и малоценных и быстро изнашивающихся предметов (МБП), вести синтетический, а также многомерный и многоуровневый аналитический учет, многовалютный учет, количественный учет, расчеты с контрагентами, делопроизводство.

      "Турбо  Бухгалтер 6.5" обеспечивает составление, хранение и печать первичных бухгалтерских документов, внутренних отчетов (оборотных, шахматных ведомостей, журналов-ордеров, Главной книги и т.п.) и отчетов для налоговых органов.

      С помощью программы можно выделить участки учета в бухгалтерии, вести бухгалтерии нескольких предприятий на одном компьютере, а также сводный учет по группе предприятий.

      Программа содержит набор готовых форм первичных и отчетных документов, соответствующих текущему Законодательству.

      Гибкость  и открытость является основой технологии "Турбо Бухгалтера". Благодаря  этому пользователь может самостоятельно вносить изменения в настройки при изменении законодательства, адаптировать ее к специфике учета на предприятии.

      Программа содержит мощные средства программирования и широчайшие возможности для настройки программы, а также создания индивидуальных прикладных систем и автоматизированных рабочих мест.

      Кроме того, появились версии для бюджетных организаций и силовых структур.

      Для возможности удобного приобретения и дальнейшей эксплуатации программы были реализованы пять ее модификаций, ориентированные на разные категории пользователей.

      • "Лайт" - простая в освоении и удобная в обращении бухгалтерская программа для уровня малых и средних предприятий;

      • "Базовая" - комплексная программа для малых и средних предприятий, ведущих учет в одной валюте;

      • "Проф" - комплексная программа для малых и средних предприятий, ведущих многовалютный учет;

      • "Соло" - мощная программа для автоматизации бухгалтерии средних и крупных предприятий.

      • "Сетевая" - версия, позволяющая нескольким пользователям работать с нескольких рабочих мест в единой базе данных. В качестве клиентских мест используются версии "Соло" или "Проф".

      Разработан  специальный механизм создания так  называемых "новых бухгалтерий" (для нескольких предприятий или участков учета)2.

 

      Программа ИНОТЕК БУХГАЛТЕР ПРОФЕССИОНАЛ представляет собой комплексную систему ведения бухгалтерского учета для предприятий любой численности и любого профиля и функционирует под управлением операционных систем: Windows, Windows for Workgroups, Windows NT, Windows 95, а также в различных локальных сетях.

      В стандартную поставку программы  ИНОТЕК БУХГАЛТЕР ПРОФЕССИОНАЛ как составные части входят программы ИНОТЕК ЗАРПЛАТА и ИНОТЕК ДОКУМЕНТЫ. Опционально поставляется модуль планирования и контроля исполнения бюджета ИНОТЕК БЮДЖЕТ, а также модули: ИНОТЕК ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА, ИНОТЕК СКЛАД и ИНОТЕК АРХИВАТОР.

      Программа ИНОТЕК БУХГАЛТЕР ПРОФЕССИОНАЛ поставляется с интерфейсом на русском или  английском языках.

      Данная  программа  обеспечивает:

      •  ведение журнала хозяйственных операций в рублях и валюте;

      • ведение максимально развернутого аналитического учета на основе настраиваемого плана счетов, имеющего семиуровневую иерархическую структуру субсчетов, в разрезе до 3-х аналитических характеристик (объектов учета) по каждому счету (субсчету) и до 8-ми аналитических отметок — по каждой проводке;

      •  ведение мультивалютного учета с автоматизированным расчетом курсовых разниц и возможностью замены базовой валюты (рубли) на любую иную валюту;

      • разноску проводок непосредственно из тела заполняемого первичного документа и построение документов на основе выполненных проводок;

      •  учет взаиморасчетов с дочерними предприятиями, сторонними организациями и подотчетными лицами;

      •  ведение кассовой книги;

      •  учет договоров и контрактов;

stud24.ru

Программы для автоматизации учета в салоне красоты, таблицы для учета

специалист по компьютерным программам Центра Организации и Развития Бизнеса «Эстетик-Консалтинг», Санкт-Петербург

Статьи по теме

Программы для автоматизации учета в салоне красоты – залог эффективной организации бизнеса. Какая же программа устанавливается в салон красоты для учета?

Программа для автоматизации учета в салоне красоты

Грамотно выстроенная и адаптированная программа учета для салона красоты, которая к тому же максимально гибка к потребностям организации, станет залогом корректной и удобной работы.

Отметим несколько базовых направлений работы такой системы по автоматизации учета  на предприятии:

  • учет поступлений денег от клиентов;
  • учет текущих расходов;
  • учет расходных материалов;
  • учет услуг и процедур, оказанных клиентам мастерами организации;
  • продаж товаров и косметики для использования дома;
  • учет зарплаты персонала.

Учет поступления средств от клиентов

Данное направление программы автоматизации учета для салона красоты предполагает регистрацию поступления оплаты, которая поступает от клиентов за оказанные процедуры или услуги. Принятая оплата сразу заносится в программу, а в конце дня подводится итог, после чего сдается выручка. Параллельно сотрудник (чаще всего – администратор) с помощью программы делает отчет о работе предприятия за день. Этот отчет включает в себя информацию об оплате курсов процедур, приобретении абонементов на обслуживание и подарочных сертификатов на услуги этого салона. Единственное, о чем стоит здесь помнить, –  указывать те расходы, которые были произведены в период рабочего дня. Скажем, когда администратор выдает деньги в подотчет или делает выкладки по расходам, ему нужно вносить цифры со знаком минус. В противном случае, когда смена закрывается, поступления клиентов салона не сойдутся с кассовыми остатками.

Если вам необходимо производить автоматический расчет зарплаты своих сотрудников, вести учет товара, кассовые движения салона красоты и видеть баланс взаиморасчетов, то рекомендуем попробовать Арнику - сервис по управлению салоном красоты. 

Не забудем и про такую потребность, как регистрация в программе прошедших безналичных платежей (оплата посредством банковской карты), обслуживание в кредит, а также обслуживание и проведение услуг для самих сотрудников организации.

Автоматизация ведения учета в салоне красоты позволяет получить такую функцию, реализованную во многих программах, как автоматическое формирование кассовых отчетов. Администратор формирует приходный кассовый ордер, а отчет по кассе создается самой программой. Удобно то, что у многих программ учета для салонов красоты есть возможность формировать как промежуточный итог по кассе – скажем, на середину рабочего дня, так и окончательный, предполагающий закрытие смены и сдачу денег. Такие предварительные подсчеты помогают оптимизировать контроль и свести к минимуму потенциальные ошибки.

Учет текущих и допустимых расходов

Программа автоматизации учета для салона красоты помогает учитывать выдачу денежных сумм, а также отслеживать допустимые расходы. Так, администратор с позволения директора салона предоставляет парикмахеру определенную сумму на поездку для повышения квалификации. В программе отразится расход соответствующей суммы из кассы, а на счет парикмахера будет сформирована авансовая сумма. Заполнение соответствующей таблицы для учета в салоне красоты даст итоговую информацию. 

Помимо мелких расходов в компании возможны денежные издержки управляющего или руководителя бьюти-предприятия. К подобным тратам относятся приобретение оборудования, ремонт, хозяйственные нужды, реклама, выплаты дистрибьюторам за косметические средства и расходные материалы, и так далее. Программы для автоматизации учета в салоне красоты позволяют рассчитывать и отслеживать расходы в течение всего месяца. Сбалансированность таких затрат – это залог корректного регулирования денежных потоков салона, который стремится к высокой рентабельности и экономической эффективности.

Учет расходных материалов

Этот раздел можно считать одним из самых значимых, поскольку сбой на этом уровне влечет за собой перерасход материалов и позволяет специалистам обслуживать клиентов в обход кассы. Кроме того, если нет данных о выдаче материалов в работу мастеру, это приводит к созданию избыточных запасов и, соответственно, к дополнительным расходам на закупку материалов. 

Остановимся на нескольких моментах.

1. Классификация материалов. С помощью классификации материалов по группам вы сможете сформировать схему первичного документооборота и выбрать систему учета. Здесь также прудесмотрена своя таблица для учета в салоне красоты. К основным расходным материалам относятся средства, которые используют мастера для оказания парикмахерских услуг (оксиды, краски), косметологических услуг (кремы, маски, тоники) и массажных и СПА-процедур (масла, препараты для обертываний). Учет расхода ведется по нормам, а на все процедуры и услуги, занесенные в прайс-лист, формируются протоколы проведения с учетом норм расхода и последовательности использования. Вспомогательные материалы – это пеньюары, простыни,  бахилы, шапочки, и их расход напрямую с количеством оказанных услуг не связан. Приведем такой пример. Для процедуры коррекции мимических морщин посредством препарата ботулотоксина требуется ряд вспомогательных материалов (ватные диски, шприцы, иглы и так далее). Стоимость этой услуги рассчитывается пропорционально числу единиц препарата. Подлежащие списанию расходные препараты от стоимости процедуры и объема вводимого препарата не зависят. Наконец, третью группу составляют малоценные и быстроизнашиваемые принадлежности, такие как маникюрные и педикюрные средства (пилки, фрезы), а также косметические и парикмахерские (кисти, емкости). Эти предметы выдаются мастерам в работу и списываются после истечения срока (иногда – сразу при выдаче в работу).

2. Документооборот в системе учета расходных материалов. Приход материалов работник заносит в таблицу для учета в салоне красоты, указывая дату поступления, наименование товара, его стоимость и количество. Пришедшие по товарной накладной материалы приходуются на склад салона.

Одна из процедур, которую необходимо проводить при работе в программах, – это учет выдачи материалов в работу и выкладка товаров на витрине. Различные программы по-разному позволяют работать с этой процедурой, обычно для этого существует документ Движение (Перемещение) материалов, который становится основой для списания материалов со склада и прихода их к мастерам.

Также практически все программы позволяют отслеживать информацию об остатках материалов. Среди опций, чаще всего включаемых в функционал, присутствует формирование отчетов об остатках материалов и товаров на складах и витринах бьюти-компании. Такой опционал оптимизирует ведение складского учета, а также минимизирует возможные арифметические промахи при расчете.

Большая часть программ также позволяет учитывать расход материалов на процедуры. В соответствующий раздел вносятся названия или коды оказанной услуги и материал, который был израсходован. Обычно это делается после оказания той или иной процедуры.

Последней в этом списке значится списание расходных материалов. Способ списания выбирается самим владельцем салона и является частью учетной политики организации. Занимается списанием материально-ответственное лицо, а сама процедура основывается на средней себестоимости материалов.

Помимо вышесказанного упомянем такую процедуру, как инвентаризация, которая позволяет проверять наличие расходных материалов на складе и сличать фактическое наличие материалов с учетным. Компьютерные программы помогают в автоматическом режиме выводить учетные данные об остатках и вносить данные о фактическом наличии.

3. Управлением списанием материалов и отчетностью. Наличие и использование в программе автоматизации учета такого блока, как управление (контроль) позволяет снижать затраты на себестоимости материалов и создаст условия для качественной работы предприятия по оказанию клиентам процедур и услуг. Чаще всего, в зависимости от того, какая программа устанавливается в компании, пользователю предоставляется возможность заполнять в таблице для учета в салоне красоты пункты «Ведомость по складу» (Склад) и «Остатки материалов» (Остатки). Например, пункт «Остатки» позволит сориентироваться с заказом дистрибьютору с учетом оставшихся в наличии средств. Либо наличие нуля (отсутствие продукта) в данном пункте не дает забыть об оформлении актуального заказа.

Что касается «Ведомости по складу» (Склад), то этот пункт в программе автоматизации оперативного учета заполняется на основе информации первичных документов. Здесь находятся показатели движения товарно-материальных ценностей. Отчет сообщает, когда продукт был оприходован, кем был принят товар, какой мастер принял продукт в работу, и проводит списание по факту расхода.

Учет услуг и процедур

От того, какая программа устанавливается в салоне красоты для учета, зависит возможность производить учет услуг и процедур, которые оказываются клиенту салона, входящих в протокол проведения процедуры расходных материалов, и заносить данные клиента и имена специалиста, оказавшего услугу, и администратора, оформившего оплату. Все эти данные нужны, чтобы:

  1. Вести статистику по услугам и процедурам.
  2. Списывать расходные материалы со склада.
  3. Вести клиентскую базу.
  4. Рассчитывать систему поощрений работникам.
  5. Оценивать работу администратора.

Единожды зафиксировав приходный кассовый ордер в программе по автоматизации учета, указав клиента, специалиста и услугу, владелец салона получает удобный инструмент для корректной и оперативной работы.

Учет продаж продуктов/средств

Большинство предприятий индустрии красоты наряду с оказанием услуг продают продукты для использования в домашних условиях. Все товары обычно выставляются на витрине, а ответственным за них чаще всего назначают администратора. Соответственно, наличие средств для продажи подразумевает учет их по наименованию, количеству, цене. При продаже средства нужно оформить поступление денег в кассу, после чего средство списывается с витрины. В программе наряду с вышеперечисленным функционалом есть возможность занести данные клиента, отслеживать, что он приобретал, и быть в курсе того, какое средство ему нравится.

Учет заработной платы персонала

Многие программы автоматизации учета в салоне красоты включают ряд функций, позволяющих оптимизировать работу. Примерный набор пунктов в таблице для учета в салоне красоты таков:

  1. Учет графиков работы сотрудников.
  2. Автоматическое заполнение графиков работы.
  3. Расчет заработной платы.
  4. Управление индивидуальными и общими методами начисления заработной платы.
  5. Автоматический расчет зарплаты по методам, которые введены пользователем программы.
  6. Печать расчетных листов за любой период (месяц, неделя, день) по любому работнику.
  7. Учет выплаты зарплаты работникам.
  8. Отчеты по выработке сотрудников по категориям выработки.
  9. Отчеты по взаиморасчетам с сотрудниками. 

www.dirsalona.ru

как его внедрить и автоматизировать?

Если вы читаете статью о том, что такое управленческий учет (УУ), то, скорее всего, владеете хорошим бизнесом, приносящим прибыль, развивающимся и расширяющимся. Искренне поздравляем вас с этим достижением!

Если нет, видимо вы работаете в такой компании «у руля», что тоже очень хорошо.

Такие несложные выводы мы сделали, потому что в таком учете нуждается довольно крупная организация, в которой есть несколько отделов, динамический рост и средства на внедрение управленческого учета.

Давайте рассмотрим более подробно, зачем и кому нужен УУ, что он «учитывает» и как его внедрить в компанию.

Определение, цели управленческого учета и основные требования к нему

Детально о том, что такое управленческий учет

Это система учета на предприятии, которая подразумевает сбор информации, ее подачу и интерпретацию особым образом.

Главная особенность УУ – он настраивается и ведется таким образом, каким это удобно ТОП-менеджерам компании. То есть, нет конкретных требований к его ведению, а есть лишь рекомендации, как сделать его максимально эффективным.

Какова цель управленческого учета?

Собрать необходимую и достоверную информацию в кратчайшие сроки и подать ее в такой форме, в которой ее удобно проанализировать с точки зрения руководства, а после анализа принять наилучшее и своевременное решение.

Решения эти могут касаться:

  • планирования доходов и расходов как на предприятии вообще, так и в каждом из подразделений;
  • распределения средств;
  • анализа соответствия планирования и фактических результатов;
  • анализа эффективности работы подразделений и их отдельных продуктов;
  • формирования отчетности;
  • контроля работы подразделений.

Основные требования к информации в управленческом отчете

  1. Краткость – только основные тезисы.
  2. Достоверность гораздо важнее точности.
  3. Оперативность – быстрый сбор нужной информации, обязательная готовность к сроку подачи.
  4. Сопоставимость по времени и по отделам.
  5. Конкретность – только запрашиваемая информация.
  6. Отстраненность – сухие факты без личного мнения и предвзятости.
  7. Конфиденциальность – доступ к информации исключительно для строго оговоренного круга лиц.

Работа системы управленческого учета имеет две основные составляющие:

  1. Процесс сбора и передачи информации – назначение ответственных лиц за сбор необходимой информации, ее группирование, оценку и составление отчетов; сроки и пути подачи отчетов.
  2. Процесс составления отчетов – методы оценки и группирования информации.

Перед тем, как приступить к активным действиям, нужно провести анализ и диагностику.

Для начала нужно понять, какой конечный результат должен получиться, какие задачи должен выполнять управленческий учет.

Следующий шаг – детальное изучение структуры компании и ее системы работы.

Нужно понять, как происходит отчетность на данном этапе, как собирается информация с подразделений, какие отчеты выполняются, и ответы на какие вопросы они дают, как выглядит иерархия отчетов, в какие сроки они готовятся, как происходят бизнес-процессы на каждом из подразделений.

Собрав и оценив вышеупомянутую информацию, можно понять, как на данный момент выглядит «прототип» учета в компании, насколько он далек от желаемого результата, и где его слабые стороны.

Далее можно приступать к планированию.

Составленный подробный план нужно задокументировать, назначить ответственных лиц по его выполнению на каждом из подразделений, а также главное лицо по всей компании. Далее — рассчитать и выделить необходимые денежные и трудовые ресурсы, а также помещения и технику.

Когда нужно внедрять управленческий учет?

Считается, что данная система применяется в крупных и очень крупных компаниях, что для этого нужны острая необходимость, определенный статус, финансовые и трудовые ресурсы.

Некоторое ошибочно полагают, что это лишь модная фишка.

На деле же, внедрять систему управленческого учета лучше на ранних стадиях развития компании или тогда, когда вы почувствовали, что существующая система:

  • не дает ответов на возникающие вопросы или дает их не вовремя;
  • не позволяет анализировать работу отдельных подразделений и их продуктов;
  • не дает информации о вашей компании в условиях конкретных реалий рынка;
  • занимает слишком много времени и трудовых ресурсов.

На практике, задуматься об УУ стоит тогда, когда у вас работает несколько подразделений (отделов, точек и т.д.).

Сначала эта система будет достаточно проста, как при разработке и внедрении, так и в реализации. С развитием бизнеса ее можно дополнять, совершенствовать и настраивать.

Такой подход, безусловно, проще, чем проектировать и внедрять его в большой и сложно структурированной компании.

Как внедрить в компанию управленческий учет?

Как говорилось ранее, чем проще организовано предприятие, тем легче на нем внедрить систему управленческого учета. Но каким бы ни было предприятие, есть ряд обязательных условий для успешного результата.

Условие №1. Грамотные специалисты

Обычно для налаживания работы УУ необходимо нанимать отдельного сотрудника, ведь это требует знаний, опыта и времени.

При этом наблюдается дефицит действительно хороших специалистов, так как в России всего 10% предприятий пользуются управленческим учетом.

Часто бывает, что претенденты на должность скорее специалисты по бухучету, так что будьте внимательны при выборе кандидатуры. Некоторые советуют нанимать на работу выпускников ВУЗов по данной специальности.

Популярными стали услуги третьих лиц, занимающихся настройкой и ведением УУ. Опыта у таких фрилансеров и контор, конечно же, достаточно. Но минусом обращения к третьему лицу является то, что периодически систему нужно менять, в связи с ростом компании или изменениями во внутренней структуре.

Условие №2. Участие управленцев

Так как система разрабатывается для эффективной работы топ менеджмента, то его активное участие просто необходимо на этапе разработки. Без четкого указания целей учета все усилия могут оказаться просто бессмысленными.

Также важно участие управленцев на этапе внедрения, так как все причастные сотрудники, осознанно или нет, будут противиться нововведениям и дополнительным обязанностям — такова суть человека.

Важно, чтобы непосредственное руководство, во-первых, объяснило необходимость таких мер, а во-вторых, настроило сотрудников на содействие процессу и четкое выполнение инструкций.

Условие №3. Ресурсы

Финансовые ресурсы потребуются на оплату труда специалистов, на премии сотрудникам, принимающим участие в его внедрении, а также на программное обеспечение.

Временные ресурсы также стоит учитывать – наладка процесса может занять не один месяц, в среднем, требуется около полугода.

Как автоматизировать управленческий учет?

Автоматизация, чего бы она ни касалась, — весьма удобная.

Она экономит много времени и трудовых ресурсов, позволяет уменьшить влияние человеческого фактора и привязанность к конкретным сотрудникам. Однако стоимость ее достаточно велика.

Стоит задуматься об автоматизации управленческого учета и покупке соответственного программного обеспечения, если штат компании превышает 500 человек.В более мелких фирмах система «ручного» УУ достаточно эффективна, а также несложно создать свою программу, например, в Эксель для учета.

Также важно сказать, что автоматизация бессистемного ведения учета не даст положительных результатов. Если на вашем предприятии царит хаос, сначала нужно навести порядок и структурировать все процессы учета.

Выбор автоматизированных систем достаточно велик, как наших, так и иностранных.

Выбирая одну из автоматизированных систем, важно учитывать:

  • Специфику сферы деятельности компании.

    Желательно, чтобы программа успешно была внедрена на предприятии такого же типа, как ваше, это позволит не «перепиливать» ее под вас.

  • Объем информации, используемой на данный момент и на перспективу, так как с каждым годом данных становится все больше.

Автоматизация управленческого учета быстро не окупается из-за высокой стоимости, но прибыль компании после ее внедрения может вырасти на 30%.Это средний показатель по рынку.

Также имеют место различные подходы к автоматизации. Автоматизировать все и сразу – далеко не самое лучшее решение.

В связи с этим используют определенные стратегии:

  1. Перестройка бухгалтерской отчетности.

    Это сравнительно простой путь, если на предприятии отсутствует серая бухгалтерия, отражены все операции, устройство бизнеса соответствует юридическому устройству.

  2. Общая база данных.

    Самый логичный, удобный, но при этом сложный и дорогостоящий процесс.

    Общая база данных составляет отчеты для УУ, бухучета и оперативного учета.

  3. Две базы данных в одной.

    На основе бухгалтерского учета генерируется отдельно управленческий, благодаря трансформации бухгалтерских проводок.

    Такой вариант может подойти небольшим предприятиям.

  4. Введение дополнительной программы.

    Подразумевается, что существующий на фирме учет остается неизменным, а для управленческого используется еще одна программа.

    При этом необходимо настроить передачу данных между программами. Такой подход повышает сохранность данных.

Все программы по автоматизации управленческого учета разделяют на:

  • интегрируемые;
  • автономные.

1) Как выбрать программу автоматизации?

Для начала нужно определить все требования к программному обеспечению.

Затем приступайте к анализу предложений. Составьте список всех доступных предложений по автоматизации УУ.

После этого соотнесите его со следующими параметрами:

  • соответствие требованиям;
  • цена;
  • надежность разработчика;
  • поддержка и администрирование.

Оставьте из всего списка несколько наиболее подходящих вариантов.

Устройте презентацию для всех заинтересованных и принимающих участие в процессе автоматизации сотрудников.

Свяжитесь с пользователями рассматриваемого ПО, узнайте у них возможные нюансы в работе программы и её эффективность.

2) Обзор программ для автоматизации управленческого учета

Предложений на рынке очень много, и все они рассчитаны на разные требования потребителей.

Возможно, выбрать подходящий именно вашей компании вариант будет непросто, но, в любом случае, вам нужно приложить максимум усилий, ведь от правильности выбора зависит успешность бизнеса.

Если разделить ПО по подходу к автоматизации, то можно составить следующий список предложений (который, конечно, не является полным):

  1. Перестройка бухучета – программа Аудит Эксперт от российских разработчиков.

    Ее цена колеблется от 3 сотен до 1 тысячи долларов.

  2. Общая база данных — Oracle App, SAP/R3, Baan (зарубежные и очень дорогие программы), Exact, Hansa, Scala (тоже зарубежные, но попроще), БОСС-Корпорация, Галактика, Парус, Магнат, Альфа, Эталон, Инотек (отечественные).

    Цена иностранных разработок, естественно, выше — от 10000 долларов, наше ПО стоит в разы меньше.

  3. Две базы данных в одной — БЭСТ, вариации 1С Предприятие.

    Их цена 1000 — 3000 долларов.

  4. Введение дополнительной программы – Эксель, Sage, вариации 1С-Предприятие, Инфо-Бухгалтер.

Отличия управленческого учета от бухгалтерского

  1. Бухгалтерский учет (БУ) предоставляется контролирующим органам, партерам, инвесторам, а управленческий только руководителям компании.
  2. Ведение УУ строится таким образом, как это удобно менеджменту, тогда как бухгалтерский формируется по строго предписанным правилам и регулируется законодательно.
  3. Часто на предприятии ведется двойная бухгалтерия, для УУ схема одна.
  4. В бухучете все параметры измеряются в денежных или натуральных единицах, в управленческом же используются любые единицы измерения.
  5. В бухучете затраты формируются по статьям, в управленческом учете – по «дереву затрат».
  6. В УУ объектами учета являются подразделения, в бухучете – предприятие в целом.
  7. В БУ необходимо придерживаться абсолютной точности расчетов, в УУ возможны приблизительные величины.
  8. Бухучет обязательно ведется в любой компании, управленческий же — по необходимости или желанию.
  9. БУ имеет четкий график отчетности, в УУ она может выполняться по необходимости.
  10. УУ позволяет использовать информацию о состоянии рынка и конкуренции.

Что представляет собой управленческий учет?

Чем он отличается от прочих видов учетов? Подробно — в этом видео:

В статье мы дали ответы на вопросы: что такое управленческий учет, для чего и кому он нужен, а также постарались не оставить без внимания основные принципы его внедрения на предприятии и автоматизацию.

В заключение данной темы хочется вам, как руководителю, посоветовать вкладывать средства в обучение и развитие собственных сотрудников.

Это поможет сэкономить время и финансы при решении вопросов, связанных с управленческим учетом, а особенно его автоматизацией.

Полезная статья? Не пропустите новые!Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

biznesprost.com

Автоматизация столовой, учет питания сотрудников

 Силами специалистов ЦТО ККМ «Абсолют-Сервис» была произведена автоматизация столовой и гранд-бистро в бизнес-центрах Красногвардейского и Приморского района Санкт-Петербурга.

 В качестве товароучетной программы в обоих предприятиях общепита при внедрении использовался программный продукт Айтида.Кафе. Применяя возможности программного обеспечения Айтида.Кафе, администраторы объектов следят за товарными остатками на складе, производят калькуляцию блюд, получают информацию о продажах и производят учет денежных средств.

 Изначально предлагалось организовать единый офис, однако владельцы столовой и гранд-бистро решили не экономить на товароучетной программе и не проводить слияние двух предприятий. В результате на каждом объекте было организовано отдельное рабочее место для учета движения ТМЦ, закрепленное за администратором, что оказалось более продуктивным.

 Так как для учета питания сотрудников бизнес-центра требовалось решение специфических задач, то в качестве front-офисного приложения на рабочих местах кассиров было выбрано программное обеспечение Frontol.Кафе. Сложность внедрения заключалась в том, что руководителями предприятий, расположенных в бизнес-центре, были предъявлены разные требования к оранизации питания их сотрудников.

 Необходимо было обеспечить несколько схем взаимодейстия «кафе-клиент». Например, в одном случае на сотрудника выделяется определенная сумма, которую он может потратить в течение дня, а неизрасходованный остаток сгорает. В другом — остаток накапливается на карте до конца периода. В третьем случае денежные суммы лимитируются пределами недели.

 В конце отчетного периода происходит сверка между организацией-владельцем столовой и корпоративными клиентами для возмещения затрат на питание сотрудников. Данная задача была решена с использованием магнитных карт в связке с возможностями программного обеспечения Frontol.Кафе. Помимо учета питания сотрудников бизнес-центра, программное обеспечение Frontol.Кафе позволяет обслуживать посетителей, не входящих в программу корпоративных клиентов, осуществлять наличные и безналичные расчеты, проводить разовые акции и рассчитывать скидки.

 При первоначальном планировании затрат на покупку оборудования для гранд-бистро в расчет бралось одно рабочее место кассира. Но уже через неделю после открытия наплыв посетителей оказался таким большим, что возникла необходимость в установке второй POS-системы. Одновременно с установкой дополнительного рабочего места в гранд-бистро специалистам ЦТО ККМ «Абсолют-Сервис» пришлось решать задачи синхронизации двух кассовых узлов. При этом программное обеспечение Frontol.Кафе позволяет обойтись без покупки дорогого синхросервера.

Программы и оборудование для автоматизации столовой и учета питания сотрудников

 Для автоматизации столовой и гранд-бистро и ведения учета питания сотрудников было использовано следующее оборудование и программные продукты:

 Первое рабочее место в столовой представляет собой готовую POS-систему ForPOSt Ресторан. Данный выбор был обусловлен оптимальными размерами сенсорного экрана и необходимым функционалом программного обеспечения кассира. На тот период времени ForPOSt Ресторан устраивала заказчика по всем параметрам. Сегодня моноблок Posiflex Jiva-5815N, на базе которого организовано рабочее место, не выпускается, его заменило оборудование серии KS. Однако запущенная в сентябре 2011 года POS-система успешно справляется со своими задачами и по сей день.

 Гранд-бистро открылось более года назад, и выбор оборудования обуславливался соображениями разумной экономии. Было решено собрать рабочее место на персональном компьютере за 7-8 тыс. рублей с сенсорным POS-монитором.

Пос-система для гранд-бистро состоит из следующего оборудования :

Сенсорный монитор Posiflex 15”

Диагональ монитора 15’’ дает возможность разместить на экране функциональные кнопки достаточного размера и осуществлять визуальный подбор товаров и блюд с наибольшим комфортом для кассира. Размер сенсорного монитора позволяет проработать целую рабочую смену без напряжения зрения.

Денежный ящик EC-335

Денежный ящик с подключением к фискальному регистратору, автоматическим открытием при нажатии функциональной клавиши, пробитии чека или снятии отчета.

Ридер магнитных карт Posiflex

Ридер магнитных карт считывает карты клиентов для их идентификации или предоставления скидки.

Фискальный регистратор Fprint 55К

Фискальный регистратор печатает чеки, сменные, кассовые и другие отчеты.

Frontol.Кафе

Программное обеспечение предоставляет уникальную возможность гибкой настройки рабочего места кассира.

 Если сложить стоимость отдельных компонентов пос-системы из этой таблицы и добавить стоимость обычного системного блока и сравнить со стоимостью готовой пос-системы ForPOSt Ресторан, то можно понять размер экономии. Но не следует при этом забывать о качестве и долговечности пос-систем Posiflex.

 Стоимость работ по внедрению составила около 7,5 тыс.рублей. В работы по внедрению автоматизированной системы учета вошло :

  • подключение и настройка оборудования;
  • прокладка сетевого кабеля для связи между рабочим местом товароведа и двумя кассовыми узлами;
  • установка ПО;
  • обучение персонала.

 Версия товароучетного ПО Айтида.Кафе включает в себя все самое необходимое для автоматизации процессов в небольших предприятиях общепита. Помимо основных стандартных функций товароучета, Айтида.Кафе позволяет использовать :

  • Продвинутую схему производства блюд;
  • Реализацию товаров, блюд и услуг через ККМ;
  • Поддерживает любое торговое оборудование (сканер ШК, электронные весы, ридер магнитных карт, терминал сбора данных, и многое-многое другое).

Выгодное программное решение для автоматизации общепита

 Айтида HoReCa: Кафе полностью совместима с любой версией Frontol Win32. Программное обеспечение Frontol является профессиональным инструментом в работе официанта, бармена, кассира и позволяет учесть все процессы в работе предприятия общепита. При этом цена Frontol.Кафе существенно меньше аналогичных программных продуктов. В итоге, общая стоимость решения для автоматизации столовой, бистро или других предприятий общепита при использовании Айтида HoReCa: Кафе и Frontol.Кафе является самой выгодной для небольших предприятий.

 В ЦТО ККМ «Абсолют-Сервис» помогут с выбором оптимального оборудования, необходимого для автоматизации Вашего предприятия и настроят программное обеспечение в соответствии с учетом всех заявленных требований.

absolut-s.ru


Смотрите также